Демалыс кезінде клиенттермен қалай тиімді сөйлесуге болады?

Бұл мәселе маған досыммен есепшімен болған оқиға туралы әңгімеден кейін келді. HMRC-тен қателермен толтырылған және бұрыннан төлеген төлемдерді талап ететін хатты алғаннан кейін, ол өте қажет сенімділік үшін бухгалтерінің көмегіне жүгінді. Бухгалтерлік фирмамен ай сайынғы £125 және ҚҚС мөлшерінде тұрақты келісім болғанына қарамастан, оның шілде айының ортасында жіберілген көмек сұрауы команданың мектеп демалысында екенін және бірнеше күннен кейін жауап беретінін көрсететін автоматтандырылған жауапқа ие болды. Осы уақытта оның әдеттегі шоты міндетті түрде келді. Алты жұмыс күні өтті, ол қысқаша жаңартуды алды, «біз мұны зерттеп жатырмыз», содан кейін үнсіздік. Екі аптадан кейін, қосымша ақпаратсыз, ол кеңсенің 30 тамызда қайта ашылатыны туралы тағы бір автоматтандырылған хабарламаны алу үшін қайта хабарласты - шешімсіз алты апталық жалпы күту. Демек, менің досым қазір жаңа бухгалтер іздеп жүр.

Демалыс кезіндегі бизнеске арналған байланыс кеңестері

1 Алдын ала ескерту

Демалысыңызды алдын ала жоспарлаған болсаңыз немесе жақында кетуді шешсеңіз, командаңызды мүмкіндігінше ертерек хабардар ету өте маңызды. Екі апталық демалысты жариялау үшін соңғы сәтке дейін күту сіздің әріптестеріңізге қажетсіз күйзеліс пен ауыртпалық түсіруі мүмкін, олар сіз жоқта тапсырмаларыңызды басқаруға тура келеді. Адекватты дайындық уақыты бизнестің үздіксіздігін қамтамасыз ету үшін қосымша жұмыс атқаратындар үшін ғана емес, барлық қатысушы үшін маңызды.

Әріптестеріңізге кетуден кем дегенде бір ай бұрын хабардар еткен жөн, әсіресе ұйымыңызда маңызды рөл атқарсаңыз. Кез келген қадағалауды болдырмау үшін демалысқа дейін апталар мен күндерде командаңызды жаңарту үшін еске салғыштарды орнатыңыз, бұл біркелкі өтуді қамтамасыз етуге және күтпеген тосын жағдайлардың алдын алуға көмектеседі.

2 Өкілдік тапсырмалар мен тапсырмалар

Әрбір бөлшектің мұқият қамтылғанына көз жеткізіңіз. Кез келген сценарийге, міндеттемеге немесе туындауы мүмкін ықтимал мәселеге жан-жақты дайындық жасаңыз. Әріптестеріңізді таңдап, оларға белгілі бір рөлдерді орындауға бағыт-бағдар беріп, оларға сеніп тапсырған тапсырмаларға қатысты жан-жақты оқытуға уақыт бөліңіз. Егер біреу сіздің клиенттік қарым-қатынастарыңызға кіріссе, оларды әрбір клиенттің бірегей талаптары мен күтулері туралы барлық қажетті ақпаратпен жабдықтаңыз. Егер сіз басқарып отырған жобаны басқа адам уақытша басқарса, оларға орындалмаған мақсаттардың толық бақылау тізімін беріңіз.

Маңызды файлдардың орналасу орындарын, әртүрлі жобаларға арналған контактілерді және төтенше жағдайларды өңдеу процедураларын егжей-тегжейлі сипаттайтын толық нұсқаулықты жасаңыз. Мақсат - демалыс кезінде тыныштықты бұзатын шұғыл сұраулардың тасқынын болдырмау. Сақтықпен қарау сіздің жауапкершіліктеріңіздің сенімді қолында болуын қамтамасыз етіп, жан тыныштығын қамтамасыз етеді.

3 Байланыс арналарын алдын ала дайындаңыз

Демалыс кезінде клиенттермен қарым-қатынасты тоқтата алмасаңыз, қажетті хаттар мен құжаттарды кез келген жерден алуға болатынына көз жеткізіңіз. Қазір тіпті бар iPhone телефонынан FAX: Fax App, ол факс құрылғысын алмастыра алады. Бұл онлайн факсты смартфоннан еркін өңдеуге, қабылдауға және жіберуге болады. Егер сізде факс қолданбасы және iPhone болса, сізде құжаттармен жұмыс істеу үшін қажет нәрсенің бәрі бар. Осы мысалға ұқсас, сіз клиенттермен байланысудың басқа түрлерімен байланыс жоспарын қарастыруыңыз керек.

4 Жұмысқа оралу жоспарын жасаңыз

Біраз уақыттан кейін кеңсеге оралу жиі қорқынышты сезінуі мүмкін. Сізді оқылмаған электрондық хаттардың, дауыстық хабарлардың, жадынамалардың, жаңартулардың, сынақтардың және шұғыл сұраулардың көшкіні күтіп алуы мүмкін.

Жұмыс процесіне оңайырақ оралу үшін үзілістен кейін сізді не күтіп тұрғанын стратегиялаған дұрыс. Сіз болмаған кездегі маңызды оқиғалар туралы хабардар болу үшін бірнеше топ мүшелерімен есеп беру сессиясын құруды қарастырыңыз. Алдымен ең маңызды электрондық пошталарға назар аудару үшін кіріс жәшігіңізді ұйымдастыруға басымдық беріңіз. Командаңызбен ашық және ашық қарым-қатынасты сақтау өте маңызды, бұл сізге алыс болған жобалар немесе жауапкершіліктер бойынша жасалған өзгерістер мен прогресті мұқият түсінуге мүмкіндік береді.

5 Кеңседен тыс дауыстық поштаны орнату

Әрбір базаның қамтылғанына көз жеткізіңіз және барлық ықтимал сценарийлерге, тапсырмаларға немесе дағдарыстарға мұқият дайындалыңыз. Әріптестеріңізбен араласыңыз, оларға нақты міндеттерді жүктеңіз және оларға сеніп тапсырып жатқан тапсырмалар бойынша жан-жақты оқытуды қамтамасыз етіңіз. Егер біреу сізді клиенттік кездесулерде таныстыратын болса, оларға клиенттердің ерекше талаптары мен қалаулары туралы егжей-тегжейлі брифинг беріңіз. Егер сіз жоқта басқа әріптесіңіз белгілі бір жобаны басқаратын болса, оларға орындауды қажет ететін әрбір тапсырманың егжей-тегжейлі толық тізімімен қамтамасыз етіңіз.

Маңызды файлдардың орналасқан жері, әртүрлі жобалар үшін байланыс нүктелері және төтенше жағдайларды өңдеу процедуралары туралы егжей-тегжейлі нұсқаулық жасаңыз. Мақсат - жағажайда демалуыңызды тоқтататын шұғыл электрондық хаттардың тасқынын болдырмау. Жолға шықпас бұрын жобаларыңыздың білікті қолында екеніне көз жеткізіп, сақтықпен қателескен дұрыс.

қорытынды

Клиенттерге сіздің қолжетімсіздігіңіз туралы алдын ала хабарлау - ақылға қонымды тәжірибе. Мен демалыста болған кезде, мысалы, менің тұрақты клиенттерім осы кезеңде ешқандай коучинг сессиясын жоспарлай алмайтынын біледі. Мен кеңседе болмайтын күндерді көрсете отырып, қабылданған хабарларды растау үшін автоматтандырылған электрондық пошта жауабын орнаттым. Шұғыл сұрағы бар адамдар үшін жауапта байланыс нөмірі бар. Осы нөмірге жіберілген хабарламалар маған SMS арқылы жіберіледі және мен 24 сағат ішінде жауап беруге міндеттенемін.